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POLÍTICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

VIRAL TEAM AGENCIA

1. Antecedentes y Objeto

Presentamos las Políticas de Protección de Datos Personales de Viral Team Agencia, es una empresa privada, constituida como persona jurídica, que desde su creación el 1 de junio de 2019 adoptó y publicó su Política de Tratamiento de Datos Personales.

Definiendo los lineamientos generales para la protección y tratamiento de los datos personales de los Clientes, Proveedores, Contratistas y Terceros.

En virtud del desarrollo de las actividades comerciales vinculadas con Viral Team Agencia y demás canales de venta.

La presente Política de Protección Datos Personales, se establecen las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento.

Además, el uso de la información es de carácter personal, el régimen de funcionamiento y los procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales.

Que en el desarrollo de funciones propias como empresa de comercialización de servicios, tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

La empresa Viral Team Agencia, es la entidad Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. 

Adopta y hace público a todos los interesados el presente documento que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros.

El cumplimiento de la legislación colombiana correspondiente a la Protección de Datos Personales.

Así mismo, el presente documento servirá como referencia para todos los sectores de interés que sostengan algún tipo de relación con Viral Team Agencia.

Contribuyendo al correcto conocimiento y garantía del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales.

Para que esta Política pueda ser utilizada en diferentes ámbitos de aplicación.

Sumado a ello, la adopción de esta Política de Protección de Datos Personales, no implica un cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de Viral Team Agencia.

Preservando el Responsable y Finalidades del Tratamiento definidos en la Política publicada.

Eventualmente Viral Team Agencia podrá tener la calidad de Encargado de Tratamiento de Datos personales.

1.1 Información de la Empresa

Identificación: Viral Team Agencia, se identifica con Nit. 901.290.339-2

Contacto: de Bogotá, Teléfonos de servicio al cliente Bogotá (1) 3183048751, página web www.viralteam.com.co enlace Contáctenos, correo electrónico c[email protected]

2. Definiciones

Para la Políticas de Protección de Datos Personales les presentamos las siguientes definiciones:

Autorización: Se refiere al consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que Viral Team Agencia, o sus encargados lleven a cabo el Tratamiento de los Datos Personales del Titular.

Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por Viral Team Agencia que ha sido puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales

El cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables.

La forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

Base de Datos: Consisten en un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.

Dato Personal: Según la Ley 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Dato Personal calificado como público por la ley o la Constitución Política.

Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato Sensible: Dato Personal cuyo uso afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política.

Igualmente, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político.

Los cuales garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realicen Viral Team Agencia, o los Encargados del Tratamiento por cuenta de Viral Team Agencia, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.

Transmisión: Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

Con la finalidad de la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta de Viral Team Agencia.

3. Roles y Responsabilidades

La organización Viral Team Agencia cuenta con una estructura administrativa y operativa al interior de la Organización, encargada de la gestión y protección de datos personales.

La administración, control y seguimiento del proceso se encuentran a cargo de las áreas de Seguridad de la Información y áreas de Control interno.

Para la operación del proceso se tiene definido el rol Analista de Protección de Datos Personales.

4. Tratamiento de los datos personales y finalidades

En Políticas de Protección de Datos Personales  los datos de Clientes, Proveedores, Contratistas, Colaboradores y terceros, que se recojan o que se encuentren registrados en las bases de datos de Viral Team Agencia.

Serán tratados conforme a los principios rectores para el Tratamiento de Datos Personales y disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 .

Serán aplicables de igual forma a las bases de datos compartidas o transferidas a Viral Team Agencia, por terceros.

Para las finalidades descritas a continuación, Viral Team Agencia podrá:

Recoger, transmitir, almacenar, usar, procesar, compartir, transferir, transmitir y custodiar los datos personales de los Titulares.

Como Responsable, encargándose directamente del tratamiento de los mismos o encargando a un tercero que tenga vínculo comercial.

Sea que opere o no en otro país para la prestación de cualquier servicio que pueda ser suministrado conforme a las finalidades siguientes y las que sean autorizadas por los Titulares.

4.1. Finalidades del tratamiento de datos personales

Viral Team Agencia usará los datos personales del Titular – Cliente con las siguientes finalidades:

  1.   La interposición de denuncias en calidad de víctima.
  2.   La reversión de transacciones en virtud de las normas de Protección al       Consumidor.
  3.   La celebración de contratos de transacción para precaver litigios, entre        otros.

Viral Team tratará los datos personales del Titular (Proveedor, Contratista y terceros) con las siguientes finalidades:

La Agencia Viral Team usa los datos del Colaborador para el cumplimiento de las siguientes finalidades, que incluyen, pero no se limitan a:


4.2. Transferencia de Datos a Terceros Países

En las Políticas de Protección de Datos personales, cuando se envíen o transfieran datos a otro país siempre deberá contarse con la autorización del Titular de la información que es objeto de transferencia.

Salvo que la ley autorice lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos.

En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del Titular que permita trasmitir sus datos personales.

Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien Viral Team Agencia, tenga vínculo contractual, comercial y/o legal.

4.3. Manejo de datos sensibles

La Agencia no recolectará, usará o tratará datos sensibles salvo que el Titular de los mismos emita una autorización expresa para dicho tratamiento o en los casos que la ley determina que no se requiere dicha autorización.

5. Derecho de los titulares

Los Titulares registrados según las Políticas de Protección de Datos Personales en las Bases de Datos de Viral Team Agencia, tienen los siguientes derechos, contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios:

a) Conocer, actualizar, corregir y/o suprimir sus datos personales.

Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a Viral Team Agencia salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por Viral Team Agencia o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud.

d) Mediante reclamo presentado conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal.

Cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el Titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de Viral Team Agencia , y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral 7 de la presente Política.

e) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, conforme al procedimiento dispuesto por Viral Team Agencia , para tal efecto.

6. Procedimientos de consultas y reclamos

Viral Team garantiza el derecho de consulta, corrección, actualización y/o supresión de los datos personales del Titular, suministrando al mismo y cuando actúe en ejercicio de su derecho.

Toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Para la atención de solicitudes asociadas al ejercicio del derecho, el titular podrá dirigirse presencialmente a nuestra sede.

El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los Titulares será el Analista de Políticas de Protección de Datos Personales de la Jefatura de Activos Informáticos o la dependencia que haga sus veces.

Como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia que se encuentre como delegada para ejecutar dicha petición.

Las dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los Titulares.

En los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Las solicitudes serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Si la solicitud resulta incompleta, se emitirá la comunicación al Titular, solicitando requisitos pendientes que contempla un tiempo no mayor a los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que subsane las inconsistencias.

Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el Titular no presenta la información requerida, se entenderá que ha “Desistido” de la solicitud y se procederá a cerrarla con este estado.

Para el ejercicio de los derechos de los Titulares:
La solicitud de consulta, corrección, actualización y/o supresión debe ser presentada a través del medio ya mencionado y habilitado por Viral Team Agencia y debe contener, como mínimo, la siguiente información:

a) El nombre, domicilio del Titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.

b) Los documentos que acrediten la identidad del Titular o la representación de su representante.

c) La descripción clara y precisa de los datos personales o hechos respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y que dan lugar a su solicitud.

De cualquier modo, Viral Team Agencia tiene a disposición de los Titulares un modelo de solicitud que cuenta con dichos parámetros, para que el solicitante proceda a diligenciar.

Supresión de Datos

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Viral Team Agencia, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Viral Team Agencia.

El Titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a) La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, Viral Team Agencia debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del Titular.

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